3 Điều Sai Lầm Thường Gặp Khi Dự Trù Chi Phí Mở Quán Cafe

thotrang

Thứ Bảy, 08 Tháng Hai 2025

Nội dung chính

1. Vì sao dự trù kinh phí là chìa khóa thành công?
1. 1. Kiểm soát dòng tiền hiệu quả
2. 2. Hạn chế rủi ro tài chính
3. 3. Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn
2. Ba sai lầm nghiêm trọng khi dự trù chi phí mở quán cafe
1. 1. Đánh giá sai chi phí đầu tư ban đầu
2. 2. Không tính đủ chi phí vận hành
3. 3. Bỏ quên chi phí phát sinh
3. 3. Lập kế hoạch tài chính chi tiết – Chìa khóa thành công
1. 1. 3.1. Xác định mô hình quán cafe
2. 2. 3.2. Lên danh sách chi phí đầu tư ban đầu
3. 3. 3.3. Ước tính chi phí vận hành hàng tháng
4. 4. 3.4. Lập quỹ dự phòng cho chi phí phát sinh
4. Kết luận

Mở quán cafe không đơn thuần chỉ là một giấc mơ lãng mạn về một góc nhỏ thơm nồng mùi cà phê, nơi những câu chuyện được kể, những hoài bão được ươm mầm. Đằng sau không gian ấm áp ấy là cả một bài toán tài chính phức tạp mà nếu không cẩn thận, bạn có thể lâm vào tình trạng thiếu hụt vốn, gián đoạn kinh doanh. Để tránh những sai lầm đáng tiếc, bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc dự trù kinh phí và những cạm bẫy phổ biến có thể mắc phải.

Vì sao dự trù kinh phí là chìa khóa thành công?

Một quán cafe có thể là tâm huyết cả đời của bạn, nhưng nếu không có kế hoạch tài chính chặt chẽ, giấc mơ ấy có thể nhanh chóng tan thành mây khói. Dự trù kinh phí giúp bạn:

Kiểm soát dòng tiền hiệu quả

Mỗi đồng vốn đều là xương máu, là niềm tin đặt vào quán cafe của bạn. Một kế hoạch tài chính chi tiết giúp bạn biết rõ số tiền mình cần để bắt đầu, dự trữ bao nhiêu cho vận hành và làm sao để tránh tình trạng hụt vốn giữa chừng. Khi có bức tranh rõ ràng về dòng tiền, bạn sẽ tự tin hơn trong từng quyết định kinh doanh.

Hạn chế rủi ro tài chính

Không ai mong muốn mở quán rồi lại phải đóng cửa sau vài tháng. Nhưng thực tế, không ít quán cafe đã phải rơi vào cảnh này vì thiếu hụt vốn trầm trọng. Nếu không dự trù đầy đủ chi phí, những sự cố bất ngờ như máy móc hỏng hóc, giá nguyên liệu tăng cao hay doanh thu chưa đạt kỳ vọng có thể khiến bạn lao đao.

Xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn

Mỗi quyết định kinh doanh đều cần dựa trên một kế hoạch tài chính vững vàng. Nếu bạn biết được khi nào có thể thu hồi vốn, làm sao để tối ưu chi phí và định hướng phát triển quán cafe của mình, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những chiến lược kinh doanh khôn ngoan và hiệu quả.

Tầm quan trọng của việc dự trù chi phí khi mở quán cafe

Ba sai lầm nghiêm trọng khi dự trù chi phí mở quán cafe

Mặc dù tầm quan trọng của việc dự trù kinh phí là điều ai cũng hiểu, nhưng không ít người vẫn mắc phải những sai lầm nghiêm trọng. Dưới đây là ba lỗi phổ biến nhất:

Đánh giá sai chi phí đầu tư ban đầu

Những ngày đầu mở quán luôn là giai đoạn tiêu tốn nhiều tiền bạc nhất. Nhưng nhiều người chỉ tập trung vào những khoản lớn như tiền thuê mặt bằng, mua máy pha cà phê mà quên mất hàng loạt chi phí phụ đi kèm:

Phí pháp lý: Giấy phép kinh doanh, đăng ký thương hiệu.
Chi phí thiết kế: Trang trí quán, tạo phong cách riêng.
Marketing khai trương: Quảng bá để khách hàng biết đến.
Chi phí mua sắm ban đầu: Ly, cốc, nguyên liệu, đồng phục nhân viên.

Thiếu sót trong việc tính toán những chi phí này có thể khiến bạn rơi vào tình trạng "vừa mở đã thiếu vốn".

Không tính đủ chi phí vận hành

Vận hành quán cafe không chỉ đơn thuần là mở cửa đón khách. Đằng sau đó là một danh sách dài những khoản chi phí cần duy trì mỗi tháng:

Lương nhân viên: Mức lương, bảo hiểm, chế độ đãi ngộ.
Chi phí mặt bằng: Tiền thuê, điện nước, bảo trì.
Chi phí nguyên liệu: Cà phê, sữa, đường, vật dụng tiêu hao.
Marketing duy trì: Chạy quảng cáo, tạo sự kiện hút khách.

Nếu không tính toán kỹ lưỡng, rất có thể bạn sẽ thấy doanh thu có nhưng lợi nhuận lại chẳng còn bao nhiêu.

Bỏ quên chi phí phát sinh

Kinh doanh luôn có những yếu tố bất ngờ. Một ngày đẹp trời, máy pha cà phê đột nhiên hỏng, bạn phải sửa gấp. Hay bỗng nhiên, khách hàng yêu cầu một loại đồ uống mới, bạn cần thay đổi menu. Nếu không có quỹ dự phòng, những tình huống này có thể đẩy bạn vào thế khó.

Những khoản chi phí phát sinh thường gặp:

Sửa chữa thiết bị, nâng cấp nội thất.
Chi phí quảng bá theo thời điểm (lễ, Tết, chương trình khuyến mãi).
Các khoản phí không lường trước như phí vệ sinh, kiểm tra an toàn thực phẩm.

Ước lượng chi phí thiếu chính xác sẽ dẫn đến rắc rối

3. Lập kế hoạch tài chính chi tiết – Chìa khóa thành công

Vậy làm thế nào để dự trù chi phí hiệu quả? Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn lập kế hoạch tài chính vững chắc cho quán cafe của mình:

3.1. Xác định mô hình quán cafe

Bạn định mở quán cafe take-away nhỏ xinh hay một không gian lớn dành cho dân văn phòng? Mỗi mô hình sẽ có chi phí khác nhau, và bạn cần xác định ngay từ đầu để lên kế hoạch hợp lý.

3.2. Lên danh sách chi phí đầu tư ban đầu

Liệt kê đầy đủ tất cả các khoản đầu tư cần thiết, từ tiền thuê mặt bằng, trang thiết bị đến phí quảng bá. Đừng quên cộng thêm 10-20% dự phòng để tránh thiếu hụt vốn.

3.3. Ước tính chi phí vận hành hàng tháng

Xây dựng bảng dự trù chi phí hàng tháng cho nhân sự, mặt bằng, nguyên liệu, bảo trì. Điều này giúp bạn biết được mỗi tháng cần bao nhiêu tiền để duy trì quán hoạt động ổn định.

3.4. Lập quỹ dự phòng cho chi phí phát sinh

Hãy luôn có một khoản tiền dự phòng tương đương 3-6 tháng vận hành để đối phó với những tình huống không mong muốn. Đây chính là "chiếc phao cứu sinh" giúp bạn vượt qua khó khăn.

Cách lên kế hoạch dự trù chi phí

Kết luận

Dự trù kinh phí không chỉ là một bước đi quan trọng mà còn là nền tảng giúp bạn vững vàng trên hành trình kinh doanh quán cafe. Hãy tránh những sai lầm phổ biến, lập kế hoạch tài chính chi tiết và luôn có quỹ dự phòng để biến giấc mơ quán cafe của bạn thành hiện thực. Chúc bạn thành công trên con đường khởi nghiệp cà phê đầy đam mê và thách thức! Cửa Hàng Thỏ Trắng là một trong những nhà cung cấp dụng cụ pha chế, dụng cụ nhà bếp, ly thủy tinh, chén dĩa melamine, sứ, giả sứ uy tín hiện tại trong ngành, mọi mặt hàng của chúng tôi đều nhập trực tiếp từ nhà máy sản xuất với chất lượng và giá thành tốt nhất thị trường hiện tại. Khi khách hàng mua sản phẩm tại cửa hàng sẽ nhận được những chính sách như sau: